細やかな気遣いと柔軟な対応でサポートする秘書業務

Ｔ．Ｈ
入　職：2022年
出　身：盛岡大学 文学部 児童教育学科
所　属：企画部 企画調整課 秘書係

現在の仕事内容

　企画調整課には企画係、秘書係、業務改善推進係の３つの係があります。私は入職後1～2年は企画係にて主に寄付金の募集や受付に関する業務を担当しており、３年目になる今年から秘書係にて主に理事長の秘書業務を担当しています。秘書というと随行のイメージがあるかもしれませんが、スケジュール管理・アポイント調整を中心に、電話・来客対応、先方への回答文書の作成や経理作業等ほとんどの仕事を学内にて行っています。
　秘書業務はマニュアル通りに進められることは少なく、いわゆる“正解”がないため勉強の日々ですが、様々発生する出来事に臨機応変かつ正確な対応をできるよう、日ごろから関係部署を含めた上司・先輩方と密にコミュニケーションをとりながら、責任感をもって業務にあたっています。

この仕事のやりがい

　日々タイトなスケジュールの中で、迅速かつ正確に業務を行うことが求められるため緊張感はありますが、内部各部署、外部の方々との橋渡しが無事に一段落ついた時や正確に要求に応えられた時はやりがいを感じます。
また、学内外問わずたくさんの方々と関わるなかで接遇マナーやコミュニケーション能力等が養われることに加え、次々に発生する事柄にどうすれば最もよく対応できるかの判断力・実行力が深まるなど、人として成長できる点も秘書業務ならではだと思います。
　普段学生や患者様と直接関わる機会は少ないですが、自分の業務が巡り巡って学生、ひいては法人全体を支えているという意識を持ち、どうすればもっと効率よくできるか、どうすれば気持ちよく業務を行っていただくことができるか常に思考を巡らせ、多忙な理事長の時間を無駄にしないよう努めています。

岩手医科大学を就職先に選んだ理由

　学生時代から教員をはじめとした教育に携わる仕事に就きたいと考えており、就職活動にあたっては、教育に携わりながら地元に貢献できる仕事を軸に選考を受けていました。
中でも岩手医科大学を志望した大きな理由は、大学以外に病院での勤務があることです。教育のみならず医療においても地元に貢献できることに加え、様々な職種の方々と関わりながら幅広い業務を経験できるため、自分の成長にも繋がると感じました。
　また、選考を通して人の温かさを感じたことも理由の一つです。関わった職員の皆さんが明るく温かい雰囲気で、面接も会話のように自然な流れで進んだことを覚えています。仕事内容と職場の雰囲気、両方の理想が合致したので入職を決めました。

職場の雰囲気は？

　各々が集中して自分の仕事に取り組んでいることもありますが、業務に関する情報共有や意見交換のため部署の垣根を越えて会話が活発に行われていることも多く、メリハリのある環境だと感じています。
また、上司や先輩はどうしようか迷っていることやわからないことがあるときは丁寧に教えてくださいます。事務局全体に相談しやすい雰囲気があるため、所属部署の上司や先輩に限らず多くの方に支えていただきながら安心して仕事に取り組むことができています。
　さらに、休暇制度も充実しており、担当している仕事が一段落すれば、思い思いのリフレッシュをすることも可能です。業務にもしっかり取りみながら、プライベートも充実させられるワークライフバランスが実現できる環境です。

就職活動中のみなさんへメッセージをお願いします

　就職活動期間は不安に思うことがたくさんあり、判断に迷うことや妥協したくなってしまうこともあるかと思います。その上で、自分が何を重視し、どのような企業に魅力を感じるか自分なりの軸を定めておくことはとても大切だと思います。私はウェブサイトの情報を見て1人で机に向かって考えるだけでは足りないと感じ、少しでも興味がある企業の説明会や座談会には積極的に参加して、どのような仕事をしているのか？企業の雰囲気はどうか？そこで働いている方々はどんな印象なのか？直接働く方から話を聞き、雰囲気を肌で感じることで徐々に具体的になっていきました。皆さんも就活生の特権を存分に活かし、たくさんの企業に足を運んでみてください。思いがけず新たな発見や魅力的な企業とのご縁があるかもしれません。「ここ”で”いい」ではなく「ここ”が”いい」と思えるような悔いのない選択ができ、その結果、一緒に働くことができたら嬉しいです。